Вендинговые автоматы — удобный инструмент для выдачи не только продуктов питания, но и таких товаров, как СИЗ и инструменты. Создание и управление заявками, ТОиР, контроль мобильного персонала, учет рабочего времени сотрудников и учет оборудования — без автоматизации эти рутинные процессы были затратными и создавали проблемы в работе с клиентами. Вместе с HubEx компания смогла оптимизировать рабочие процессы и улучшить качество сервиса.

Справка о компании

Сфера. Продажа и аренда вендинговых автоматов, их гарантийное и сервисное обслуживание, ТОиР, контроль наличия СИЗ в автоматах

Штат. Руководитель сервисного отдела, диспетчер, 5 выездных специалистов

Клиенты. Крупные производственные компании России, Казахстана и Беларуси: Северсталь, СУЭК, концерн Калашников, Wrigley, Боинг и др.

Проблемы компании

Решение HubEx

Управление заявками

HubEx оптимизирует управление заявками как для компании, так и для клиента.  Мобильное приложение для заказчика позволяет быстро подавать заявки онлайн без звонков в диспетчерскую и писем на e-mail. Прикрепив на вендинговый аппарат QR-код и просканировав его с помощью приложения, заказчик смог сократить время подачи заявки до одной минуты. 

Помимо этого, функциональность HubEx включает возможность указать необходимые для выполнения заказа навыки, прикладывать фото и видео неисправного оборудования, отслеживать процесс его обработки и оценивать качество оказанного сервиса. Клиенты Вендинг Бокс активно используют возможность прикреплять видео с неисправностью к заказу. Через приложение заказчик может общаться с исполнителем напрямую.

Внутри компании управление заявками становится быстрее за счет частичной или полной автоматизации.

Клиент получает качественный уровень сервиса и экономит свое время. Компания, в свою очередь, за счет оптимизации и автоматизации процессов может выполнять большее количество заявок не теряя лояльность заказчиков. 

Контроль сотрудников

HubEx, как полноценная FSM система, предлагает широкие возможности для контроля мобильных сотрудников и управления их работой.

Для каждого вида работ в системе создаются чек-листы которые помогают осуществить как обучение нового персонала, так и контроль сотрудников. Исполнитель четко следует указанным в чек-листах пунктам и фиксирует каждое свое действие. По окончании работы к чек-листу прилагается фото или видео подтверждение того, что вендинговые аппараты клиента были обслужены в соответствии со стандартами компании.

Встроенный GPS-трекинг отображает текущее местоположение работника на карте и его перемещении.

Руководителю легко проверить, находится ли исполнитель на объекте, сколько времени затратил на выполнение задачи и отследить процесс при помощи стадий заявки. Отображение выездного персонала на карте также помогает диспетчеру выбрать ближайшего к заказчику сотрудника и назначить заявку на него. Это помогает соблюдать сроки выполнения работ согласно договору с заказчиком и улучшать уровень сервиса.

Учет оборудования

Каждый вендинговый аппарат имеет паспорт с техническими характеристиками в системе HubEx. Полная история ТОиР, документация и чек-лист по обслуживанию автомата доступны как руководителю, так и мобильным сотрудникам.

Ответственный имеет возможность проверить, кто и какие работы выполнял в последний раз, на каком объекте находится вендинговый аппарат в текущий момент.

Сбор аналитики

Встроенная аналитика в HubEx автоматизирует сбор данных и наглядно представляет основные метрики эффективности. Информация отображается при помощи схем, графиков и таблиц. Встроенный модуль Power BI также дает возможность создавать формы отчетности в соответствии с нуждами компании. 

Функциональность системы включает в себя не только сбор статистических данных и формирование подробного отчета о каждом сотруднике, но и их экспорт.

Система помогает компании осуществлять контроль сотрудников и выстроить логичную систему их поощрения.

Итоги

Компания начала пользоваться HubEx в тестовом режиме с января 2020 года. За прошедшие 8 месяцев при помощи системы была создана база, в которую вошли все обслуживаемые вендинговые аппараты, налажен учет оборудования. Техническая информация по каждому объекту собрана в единую систему, что упрощает ТОиР и контроль оборудования. 

Благодаря мобильному приложению исполнителя и GPS был налажен контроль сотрудников и качества выполняемой ими работы. Руководитель получил доступ к систематизированным и наглядным показателям эффективности сервисной службы. На их основе в работу выездного персонала были внесены коррективы, которые улучшили качество обслуживания. Встроенный планер также помог упростить учет рабочего времени сотрудников. 

Время подачи и обработки заявок за счет автоматизации было сокращено до минимума, что повысило эффективность работников и лояльность со стороны заказчиков.