Обслуживание сельскохозяйственной техники — сфера, в которой до сих пор не распространена автоматизация сервисных процессов. Вследствие этого сервисные компании сталкиваются с такими проблемами как: отсутствие возможности осуществлять GPS-контроль мобильных сотрудников, контролировать их реальную загрузку ,оперативно обрабатывать заявки и соблюдать сроки работ согласно регламентам ТОиР.

Распространенные проблемы

Как поможет HubEx?

Шаг 1. Единая база обслуживаемой сельхозтехники и учет оборудования

Ремонт сельскохозяйственной техники требует от сервисной компании контролировать актуальное наличие деталей и запчастей на складе и соблюдать сроки работ по ТОиР. HubEx дает возможность занести сельхозтехнику в систему управления сервисным обслуживанием. Это позволяет:

  • легко провести инвентаризацию оборудования
  • привязывать заявки к конкретной единице сельхозтехники
  • смотреть и анализировать историю поломок сельскохозяйственной техники

Также в системе доступен электронный паспорт оборудования, чек-листы и технологические карты, в которых выездной сотрудник может легко найти необходимые для ремонта сельскохозяйственной техники характеристики:

  • год выпуска и марка производителя
  • дата последнего ТОиР
  • график и история техобслуживания
  • комплектация
  • актуальные контакты клиента

Если у исполнителя возникнет вопрос по обслуживанию, он может найти ответ в мобильном приложении, не тратя время на звонки в офис и поиск информации. Также доступ к чек-листам и документации упрощает обучение нового персонала и сокращает время на онбординг с нескольких месяцев до нескольких дней. 

История обслуживания помогает выявить слабые места сельскохозяйственной техники и в дальнейшем предотвращать поломки с помощью предупредительных ремонтов. Календарь технического обслуживания позволяет заранее спланировать ТОиР, соблюсти сроки и избежать штрафов за их нарушение.

Шаг 2. Автоматизация процессов по управлению заявками

При создании единой базы оборудования система HubEx позволяет дополнительно промаркировать обслуживаемую сельхозтехнику специальными QR-кодами. Просканировав код, заказчик может создать заявку в один клик, без дополнительных звонков — она моментально отобразится в HubEx. Также функциональность позволяет приложить к обращению фото или видео неисправности.

Диспетчер сервисной организации видит заявку в HubEx и назначает ее на подходящего сотрудника, не тратя время на то, чтобы сверяться с графиком работы, обзванивать работников и выяснять, кто из них свободен — все данные уже собраны в системе. При полной автоматизации процессов управления заявками эту задачу возьмет на себя автодиспетчер и подберет исполнителя согласно заданной матрице ответственности. Так, к примеру, HubEx позволяет автоматизировать распределение заявок по графикам ППР (планово предупредительных ремонтов) и ускорить обслуживание сельхозтехники. 

Уведомление о том, что заявка была назначена, получит как клиент, так и исполнитель. В случае, если специалист не реагирует на оповещение, система производит эскалацию. Это предотвращает срыв работ, их невыполнение в срок и спасает сервисную компанию от штрафов.

По статистике, автодичпетчер сокращает время обработки заявок на 14%
Исследование IFS

Шаг 3. GPS-трекинг и контроль сотрудников

GPS-контроль дает сервисной компании сразу несколько преимуществ. 

  1. Отображение местоположения работников на карте позволяет назначать заявку на ближайшего работника. Это сокращает время в пути вплоть до 50%. Как результат, компания выполняет заказы быстрее при меньших затратах на ГСМ и ФОТ  
  2. Контроль факта присутствия исполнителя на объекте. Если мобильный специалист попытается закрыть заявку, находясь не в зоне ее выполнения, система с помощью GPS-контроля определит его местоположение и сообщит об этом в офис. Эта функциональность пригодится и в спорных ситуациях, когда необходимо доказать заказчику, что сотрудник действительно провел работы на объекте 
  3. Руководитель отслеживает местоположение сотрудника на карте и проверяет, находится он ли на месте выполнения заказа или расходует рабочее время личные задачи  
  4. Контроль путевых листов. При обработке путевого листа, работодатель с помощью GPS-контроля по системе сверяет, действительно ли исполнитель проехал заявленное расстояние

Помимо этого, HubEx имеет дополнительные функции для контроля сотрудников. Так, есть возможность настроить прохождение заявки таким образом, чтобы работник не мог отметить ее как выполненную без определенных стадий, например, согласования сверхурочной работы.

Также, руководитель может добавлять чек-листы для выполнения определенного типа работ, оборудования или объекта. Этот инструмент помогает не только стандартизировать обслуживание, но и заносить показания счетчиков и напрямую подавать заявку в случае отклонения показателей от нормы.

За счет быстрого выполнения заказов компания экономит до 50% финансов, которые ранее шли на оплату переработок
Исследование
Misrosoft Dynamics

Шаг 4. Документооборот и аналитика

HubEx предоставляет широкие возможности для автоматизации документооборота и аналитики данных. Мобильное приложение исполнителя дает выездному персоналу возможность:

  • выставлять счета
  • формировать и подписывать первичные  акты, подтверждающие факт выполнения работ, через смартфон 

Встроенный API и интеграционные модули позволяют HubEx обмениваться данными с более чем 100 ИТ-системами: от бухгалтерских программ до систем класса ERP, SCADA или ТОиР. Это исключает необходимость дублировать информацию и снижает трудозатраты на подготовку закрывающих документов и ведение учета на 200 часов в месяц.

При помощи модуля Power BI на основе собранных данных формируются отчеты, графики и таблицы по работе выездного персонала в целом и по каждому специалисту в отдельности. При 2 000 заявок в месяц система помогает сэкономить до 100 часов трудозатрат диспетчера.

Итоги

Автоматизация сервисных процессов позволяет оптимизировать обслуживание сельскохозяйственной техники сразу на нескольких уровнях. 

  • Управление заявками с помощью автодиспетчера сокращает время выполнения заказа в 2 раза при сохранении текущего штата сотрудников 
  • Учет оборудования в единой системе создает общую базу знаний для сотрудников, помогает систематизировать данные и уменьшает вероятность утери деталей сельхозтехники на 98%
  • GPS-контроль помогает отслеживать местоположение и историю перемещений специалистов на карте и уменьшает расходы на ГСМ на 30%
  • Электронный документооборот решает проблему утери документов и работ, которые из-за из-за отсутствия закрывающей документации были “подарены” клиенту
  • Интеграция с бухгалтерскими и учетными системами позволяет снизить трудозатраты на пост-обработку каждой заявки с 6-8 минут (по статистике отрасли) до 1 минуты 
  • Автоматическое создание заявок и учет оборудования помогают сервисной компании соблюдать сроки работ по ТОиР и избегать штрафов за их нарушение

Таким образом, автоматизация процессов с HubEx помогает повысить качество услуг по ремонту сельскохозяйственной техники, снизить себестоимость и повысить маржинальность бизнеса при минимальных временных и экономических затратах.