Из-за пандемии коронавируса многие сервисные компании терпят убытки. Однако в такой сфере как клининг количество заявок, напротив, возросло — ведь всем необходима дезинфекции. Как платформа автоматизации сервисных процессов HubEx помогла клининговой компании быстро перестроить сервисные процессы и увеличить выручку?

Проблемы компании

До начала пандемии и введения самоизоляции клининговая компания предоставляла следующие услуги.

Однако после введения режима самоизоляции спрос на клининг офисных помещений и ресторанов упал. В то же время, потребность в дезинфекции возросла. 

По этой причине компания приняла решение сосредоточиться на дезинфекции промышленных помещений и медицинских учреждений, а также на противовирусной обработке объектов розничной торговли. Правила проведения подобных работ намного сложнее, чем для обычной уборки. 

Например, требования к уборке или дезинфекции  медицинского учреждения существенно отличаются от требований уборки офиса, а порядок действий и использование расходных материалов зависит от типа услуги (дезинфекция, уборка, чистка вентиляции, парообработка). Перед компанией встала задача не только перестроить внутренние процессы, но и оперативно разработать новые правила по оказанию услуг и обучить им персонал.

Как помог HubEx?

Создание чек-листов для персонала

Система позволяет создать чек-листы как для определенных видов работ, так и для отдельных объектов. Таким образом, в чек-листах легко отразить различия в требованиях к дезинфекции медицинских учреждений и, допустим, промышленных помещений. 

Пункты чек-листа можно сделать обязательными для заполнения, добавить необходимые поля. В случае клининговой компании это поле, куда заносится название дезинфицирующего средства.

Автоматизация плановых заявок

Дезинфекция и противовирусная обработка помещений должны производиться с определенной периодичностью. Без автоматизации для регулярного создания заявок на подобные работы диспетчер тратил до половины своего рабочего времени. Ему приходилось сверяться с графиком работ, расписанием сотрудников и только затем уведомлять их о назначении заявки. 

В HubEx робот-диспетчер создает плановые заявки согласно заданным параметрам. Так, при настройке системы есть возможность выбрать периодичность, с которой должны появляться плановые заявки, и ответственного, на которого они будут назначаться. Ни одна плановая уборка не будет проведена с опозданием или забыта — заявка отобразится в календаре исполнителя, а система пришлет ему напоминание в мобильном приложении. 

Аналитика и учет расходных материалов

В условиях кризиса крайне важно оперативно отслеживать тенденции рынка, эффективность сотрудников и расход материалов, чтобы избегать финансовых потерь. Благодаря встроенному модулю аналитики в HubEx руководитель компании получил возможность в режиме реального времени отслеживать:

  • количество поступивших заявок
  • скорость их обработки
  • какой тип работ наиболее востребован на текущий момент
  • распределение заявок по сотрудникам

Доступ к этим данным позволил выявить, какие виды услуг пользуются наибольшим спросом у клиентов и оперативно увеличить складские запасы и количество сотрудников специализирующихся на этом типе работ. 

Для учета расходных материалов в системе предусмотрена функция “Склад”. Каждый сотрудник при получении заявки видит какие материалы или дезинфекционные составы необходимо иметь с собой. Помимо этого есть возможность отслеживать актуальное наличие складских запасов через WEB-версию и вовремя их пополнять. 

Итоги

Оптимизация сервисных процессов с HubEx помогла клининговой компании быстро адаптироваться к новым условиям и наладить работу в период самоизоляции. С помощью чек-листов сотрудники клининга смогли оказывать клиентам качественный сервис в соответствии с требованиями и стандартами учреждений. Компания не тратила время и ресурсы на дополнительное обучение персонала — всю необходимую информацию работники получали через мобильное приложение сотрудника. 

Автоматизация плановых заявок позволила сэкономить на ФОТ и эффективно выполнять работу без расширения штата диспетчеров. Как итог, в период самоизоляции клининговая компания не только избежала банкротства, но и смогла повысить уровень выручки.